Łączysz etat z pisaniem doktoratu? Polskie prawo przewiduje dla Ciebie konkretne wsparcie: dodatkowe dni wolne na dokończenie pracy i przygotowanie się do obrony. Potocznie nazywa się je „urlopem doktoranckim”, choć formalnie to urlop na przygotowanie rozprawy doktorskiej. Wyjaśniamy, komu przysługuje, ile dni obejmuje, na jakiej podstawie prawnej działa w 2026 roku i jak złożyć wniosek.
Czym jest urlop doktorancki i ile wynosi
Urlop na przygotowanie rozprawy doktorskiej to dodatkowy, płatny urlop dla pracownika, który przygotowuje doktorat lub szykuje się do jego obrony. Jego wymiar to 28 dni będących dla danego pracownika dniami pracy. To uprawnienie odrębne od zwykłego urlopu wypoczynkowego — nie „zjada” Twoich dni wolnych na wakacje.
Co ważne, do tego dochodzi jeszcze osobne zwolnienie od pracy na sam dzień obrony rozprawy. Za czas urlopu i za to zwolnienie przysługuje wynagrodzenie ustalane tak jak za urlop wypoczynkowy.
Podstawa prawna: dlaczego to nie ustawa o stopniach naukowych
Tu pojawia się częste nieporozumienie. Wiele starszych poradników odsyła do ustawy o stopniach naukowych z 2003 roku — ta jednak została uchylona. Obecnie urlop doktorancki reguluje art. 196 ustawy z 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (PSWiN). Treść jest zbliżona, ale jeśli powołujesz się na przepis we wniosku, podawaj aktualną podstawę, a nie nieobowiązujący już akt.
Komu przysługuje urlop na przygotowanie rozprawy doktorskiej
Uprawnienie przysługuje pracownikowi w rozumieniu Kodeksu pracy, czyli osobie zatrudnionej między innymi na podstawie umowy o pracę. Nie trzeba przy tym być formalnie doktorantem szkoły doktorskiej — wystarczy, że przygotowujesz rozprawę (na przykład w trybie eksternistycznym).
Urlop nie przysługuje natomiast nauczycielom akademickim ani pracownikom naukowym (badawczym) — oni mają odrębne regulacje. Jeśli jednak ktoś jest zatrudniony równolegle na innym, nienaukowym stanowisku, sytuacja może wyglądać inaczej i warto skonsultować ją z działem kadr.
Czy pracodawca może odmówić?
Nie — udzielenie tego urlopu jest obowiązkiem pracodawcy i nie zależy od tego, czy skierował Cię on na studia ani czy „popiera” Twój doktorat. Przepis ma charakter szczególny wobec kodeksowego urlopu szkoleniowego, więc pracodawca nie może uzależniać go od własnej zgody na podjęcie kształcenia. Co może? Uzgodnić z Tobą termin wykorzystania urlopu tak, by nie dezorganizować pracy. Pamiętaj też, że uprawnienie jest jednorazowe.
Jak złożyć wniosek o urlop doktorancki (wzór)
Ustawa nie narzuca sztywnej formy, ale w praktyce wniosek składa się na piśmie. Dobrze, by zawierał:
- Twoje dane i dane pracodawcy oraz datę,
- powołanie podstawy prawnej (art. 196 ust. 1 PSWiN),
- cel urlopu — przygotowanie rozprawy doktorskiej lub przygotowanie się do jej obrony,
- proponowany wymiar i termin (możesz wnioskować o całość lub część z 28 dni),
- informację o podmiocie, w którym toczy się postępowanie doktorskie.
Przykładowy szkielet zdania kluczowego: „Na podstawie art. 196 ust. 1 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce wnoszę o udzielenie urlopu na przygotowanie się do obrony rozprawy doktorskiej w wymiarze … dni, w terminie …”.
Urlopu nie musisz brać w całości naraz. Możesz na przykład wykorzystać część na finalne pisanie, a resztę tuż przed obroną.
Praktyka stosowania art. 196 PSWiN
Najczęstsze pytania
Czy 28 dni jest płatne? Tak, wynagrodzenie ustala się jak za urlop wypoczynkowy.
Czy mogę dostać więcej niż 28 dni? To ustawowe minimum; pracodawca może dobrowolnie przyznać więcej, ale nie musi.
Czy niewykorzystane dni przepadają? Urlop jest ściśle związany z celem (rozprawa/obrona), więc nie przenosi się go na inne potrzeby.
Jeśli dopiero planujesz całą drogę, zobacz nasz przewodnik jak zrobić doktorat w Polsce oraz tekst o tym, jakie warunki trzeba spełnić, by uzyskać stopień doktora. Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny — w sprawach indywidualnych skonsultuj się z działem kadr lub prawnikiem.