Skarga na urzędnika służy zgłoszeniu zaniedbania, niewłaściwego wykonywania obowiązków, naruszenia prawa albo przewlekłego i nadmiernie biurokratycznego prowadzenia sprawy. Może dotyczyć konkretnego pracownika, kierownika jednostki, wójta, burmistrza, prezydenta miasta lub innego organu administracji, informuje redakcja edoktorant.pl.
Nie jest jednak uniwersalnym sposobem podważenia każdej niekorzystnej decyzji. Jeżeli urząd wydał decyzję administracyjną, właściwym środkiem może być odwołanie, wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy albo jeden z nadzwyczajnych trybów wzruszenia decyzji.
O skuteczności skargi decydują przede wszystkim właściwy adresat, konkretne zarzuty i dokumenty potwierdzające opisane zdarzenia.
Komu przysługuje prawo do złożenia skargi
Prawo składania skarg wynika bezpośrednio z art. 63 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej. Przysługuje każdemu, a więc nie jest ograniczone wyłącznie do obywateli polskich ani do osób będących stroną konkretnego postępowania. Skargę można złożyć we własnym interesie, w interesie publicznym albo w imieniu innej osoby, pod warunkiem uzyskania jej zgody.
„Każdy ma prawo składać petycje, wnioski i skargi w interesie publicznym, własnym lub innej osoby za jej zgodą”.
Prawo to przysługuje zarówno osobie fizycznej, jak i organizacji występującej w sprawie mieszczącej się w zakresie jej działalności. Zgoda osoby, w imieniu której składana jest skarga, powinna zostać dołączona do pisma lub przedstawiona w inny możliwy do udokumentowania sposób. Organ nie powinien rozpatrywać wystąpienia w cudzym interesie tak, jakby pochodziło bezpośrednio od tej osoby, gdy zgody brakuje.
Kodeks postępowania administracyjnego chroni również osobę składającą skargę przed negatywnymi konsekwencjami. Nie można narażać jej na uszczerbek lub zarzuty z powodu legalnego skorzystania z tego prawa, o ile działała w granicach prawa. Ochrona nie obejmuje świadomego pomawiania urzędnika, gróźb ani rozpowszechniania nieprawdziwych informacji.
Kiedy skarga na pracownika urzędu jest właściwa
Art. 227 Kodeksu postępowania administracyjnego wskazuje otwarty katalog sytuacji, które mogą być przedmiotem skargi. Oznacza to, że przepisy nie ograniczają jej wyłącznie do kilku nazwanych przypadków. Liczy się rzeczywisty charakter zachowania urzędu lub jego pracownika.
Podstawą skargi może być między innymi:
- niewykonywanie obowiązków lub wykonywanie ich w sposób nierzetelny;
- przewlekłe prowadzenie sprawy i brak reakcji na pisma;
- nieuzasadnione odsyłanie interesanta między wydziałami;
- naruszenie praworządności albo słusznego interesu skarżącego;
- niewłaściwe zachowanie pracownika podczas obsługi;
- udzielanie sprzecznych lub niepełnych informacji;
- nieprzestrzeganie ustalonych zasad przyjmowania interesantów.
Skarga na pracownika urzędu powinna opisywać zachowanie, zaniechanie lub sposób wykonywania obowiązków. Samo stwierdzenie, że urzędnik był „niekompetentny” albo „arogancki”, zwykle nie wystarcza. Potrzebne są data, miejsce, przebieg rozmowy, numer sprawy, treść korespondencji oraz wskazanie skutków działania pracownika.
„O tym, czy pismo jest skargą albo wnioskiem, decyduje treść pisma, a nie jego forma zewnętrzna”.
Tytuł pisma nie przesądza więc o sposobie jego rozpatrzenia. Dokument nazwany „reklamacją”, „zażaleniem” albo „prośbą o interwencję” może zostać potraktowany jako skarga, jeżeli wynika to z jego treści. Jednocześnie pismo zatytułowane „skarga” może zostać zakwalifikowane jako odwołanie, wniosek lub żądanie wszczęcia postępowania.
Skarga opisuje nieprawidłowe działanie administracji, natomiast odwołanie służy kontroli rozstrzygnięcia zawartego w decyzji.
Skarga nie zastępuje odwołania od decyzji
Jeżeli postępowanie administracyjne nadal trwa, skarga złożona przez stronę jest rozpatrywana w ramach tego postępowania. Informacje przekazane przez osobę niebędącą stroną mogą natomiast stanowić materiał, który organ powinien ocenić z urzędu.
Gdy wydano już decyzję ostateczną, treść skargi może zostać potraktowana jako żądanie wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji, jej uchylenia albo zmiany. Organ powinien ocenić rzeczywiste żądanie, a nie ograniczać się do nazwy dokumentu.
Gdzie skierować skargę na urzędnika
Odpowiedź na pytanie, gdzie złożyć skargę na urzędnika, zależy od stanowiska osoby, której dotyczą zarzuty, oraz od struktury danego urzędu. Skargi na zwykłych pracowników najczęściej trafiają do ich przełożonych służbowych albo do kierownika jednostki. W przypadku osób pełniących funkcje publiczne właściwość organu określa art. 229 KPA.
| Kogo dotyczy skarga | Organ właściwy do rozpatrzenia |
|---|---|
| pracownika urzędu | przełożony służbowy lub kierownik jednostki |
| wójta, burmistrza albo prezydenta miasta | rada gminy lub rada miasta |
| kierownika gminnej jednostki organizacyjnej | rada gminy |
| starosty lub zarządu powiatu | rada powiatu |
| marszałka lub zarządu województwa | sejmik województwa |
| rady gminy, rady powiatu lub sejmiku | wojewoda, a w sprawach finansowych regionalna izba obrachunkowa |
| wojewody | właściwy minister, a w pozostałych sprawach Prezes Rady Ministrów |
| ministra | Prezes Rady Ministrów |
Przepisy szczególne mogą wskazywać inny organ niż przedstawiony w tabeli. Przed wysłaniem pisma należy sprawdzić zakładkę „Skargi i wnioski” w Biuletynie Informacji Publicznej właściwej instytucji. Zwykle podaje ona adres, elektroniczną skrzynkę podawczą, godziny przyjęć oraz komórkę odpowiedzialną za rejestrację skarg.
Wysłanie pisma do niewłaściwego organu nie musi oznaczać końca sprawy. Organ, który nie jest właściwy, powinien niezwłocznie, najpóźniej w ciągu siedmiu dni, przekazać skargę odpowiedniej instytucji albo wskazać skarżącemu prawidłowego adresata. O przekazaniu pisma trzeba zawiadomić osobę, która je złożyła.
Jak napisać skargę na urzędnika
Nie istnieje jeden obowiązkowy wzór skargi na urzędnika. Pismo musi jednak pozwalać na ustalenie osoby skarżącej, przedmiotu zarzutów oraz organu lub pracownika, którego dotyczy. Niejasny opis może spowodować wezwanie do uzupełnienia, a brak podstawowych danych uniemożliwi udzielenie odpowiedzi.
Dobrze przygotowana skarga powinna zawierać:
- imię, nazwisko i pełny adres skarżącego;
- nazwę i adres organu, do którego kierowane jest pismo;
- oznaczenie urzędu, wydziału lub pracownika objętego skargą;
- numer prowadzonej sprawy, jeżeli został nadany;
- chronologiczny opis zdarzeń z konkretnymi datami;
- precyzyjne zarzuty dotyczące działania lub zaniechania;
- informację o wcześniejszych próbach wyjaśnienia sprawy;
- oczekiwany sposób reakcji organu;
- listę załączników i kopii dokumentów.
Praktyczna odpowiedź na pytanie, jak napisać skargę na urzędnika, sprowadza się do oddzielenia faktów od ocen. Zamiast pisać, że pracownik „celowo utrudniał sprawę”, lepiej wskazać, że nie odpowiedział na pisma z określonych dni, odmówił przyjęcia dokumentu albo przekazał informację sprzeczną z wcześniejszą korespondencją. Takie sformułowania można zweryfikować.
Skargę warto przygotować w następującej kolejności:
- Opisać stan faktyczny od pierwszego zdarzenia do ostatniego.
- Przypisać konkretne zachowania określonym osobom lub komórkom urzędu.
- Wskazać, na czym polegała nieprawidłowość.
- Opisać skutki, na przykład opóźnienie sprawy lub konieczność ponownego złożenia dokumentów.
- Sformułować żądanie zbadania sprawy i poinformowania o wyniku.
- Dołączyć kopie pism, potwierdzeń nadania, wiadomości i notatek.
Najmocniejsza skarga nie zawiera najostrzejszych ocen, lecz najdokładniejszą chronologię.
W jaki sposób złożyć skargę
Skargę można przekazać tradycyjnym listem, osobiście w kancelarii lub biurze podawczym, pocztą elektroniczną, za pośrednictwem ePUAP albo e-Doręczeń, jeżeli dana instytucja obsługuje taki kanał. Przepisy pozwalają również złożyć skargę ustnie do protokołu. Osoba przyjmująca zgłoszenie zapisuje wówczas dane skarżącego i opis sprawy, a protokół podpisują obie osoby.
W przypadku pisma papierowego należy zachować jego kopię oraz potwierdzenie nadania lub wpływu. Przy składaniu dokumentu osobiście można poprosić o pieczęć z datą na drugim egzemplarzu. Dla przesyłki elektronicznej istotne będzie urzędowe poświadczenie przedłożenia albo potwierdzenie doręczenia.
Skarga anonimowa nie uruchamia standardowego trybu rozpatrywania. Oficjalne wyjaśnienia publikowane na portalu administracji publicznej wskazują obowiązek podania imienia, nazwiska lub nazwy oraz adresu wnoszącego.
„Skargi lub wnioski niezawierające imienia i nazwiska oraz adresu wnoszącego pozostawia się bez rozpatrzenia”.
Adres jest potrzebny do przesłania zawiadomienia o wyniku. Sam adres e-mail może być wystarczający przy komunikacji elektronicznej w konkretnej instytucji, lecz bezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje podanie pełnych danych korespondencyjnych. Zasady danego urzędu powinny być opublikowane w BIP.
Termin rozpatrzenia skargi i możliwa odpowiedź
Podstawowy termin rozpatrzenia skargi wynosi miesiąc od dnia jej wpływu do właściwego organu. Sprawa powinna zostać załatwiona bez zbędnej zwłoki, więc miesiąc nie jest automatycznym okresem oczekiwania w każdej sprawie, lecz terminem maksymalnym w zwykłym trybie.
Jeżeli rozpatrzenie skargi wymaga dodatkowych ustaleń i nie zakończy się w terminie, organ powinien podać przyczynę opóźnienia, wskazać nową datę oraz przekazać informację o prawie do wniesienia ponaglenia. Gdy pismo trafiło początkowo do niewłaściwej instytucji, czas rozpatrywania liczy się od wpływu do organu właściwego.
Odpowiedź powinna wskazywać organ, sposób załatwienia sprawy oraz osobę upoważnioną do podpisania zawiadomienia. Jeżeli skarga została uznana za bezzasadną, organ ma obowiązek przedstawić uzasadnienie faktyczne i prawne. Nie wystarcza samo zdanie, że zarzuty „nie potwierdziły się”.
Postępowanie skargowe ma charakter uproszczony i jednoinstancyjny. Zgodnie z wyjaśnieniem Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi nie jest decyzją administracyjną, dlatego nie przysługuje od niego zwykłe odwołanie, zażalenie ani skarga do sądu administracyjnego. Możliwe jest ponowienie skargi, szczególnie gdy pojawiły się nowe fakty lub dowody.
Ponowienie tych samych zarzutów bez nowych okoliczności może zakończyć się podtrzymaniem wcześniejszego stanowiska bez kolejnego zawiadomienia.
Najczęstsze pytania o skargę na urzędnika
Czy trzeba znać nazwisko urzędnika?
Nie. Można wskazać wydział, stanowisko, datę wizyty, numer pokoju, godzinę rozmowy lub numer sprawy. Dane muszą pozwalać organowi ustalić osobę albo komórkę, której dotyczy skarga.
Czy skargę można wysłać zwykłym e-mailem?
Tak, przepisy dopuszczają pocztę elektroniczną. Trzeba jednak podać dane skarżącego i adres do korespondencji, a przed wysłaniem sprawdzić oficjalny adres instytucji w BIP.
Czy urząd może przekazać skargę przełożonemu pracownika?
Tak. Organ właściwy do rozpatrzenia skargi może przekazać ją przełożonemu służbowemu pracownika, zobowiązując go do poinformowania o sposobie załatwienia sprawy. Skarżący powinien otrzymać informację o takim przekazaniu.
Czy skarga wstrzymuje wykonanie decyzji?
Nie. Sama skarga w trybie działu VIII KPA nie wstrzymuje wykonania decyzji administracyjnej. Taki skutek może wynikać z odwołania, postanowienia organu lub przepisów dotyczących konkretnego postępowania.
Co zrobić, gdy urząd nie odpowiada przez miesiąc?
Brak odpowiedzi należy udokumentować, a następnie skierować ponaglenie zgodnie z pouczeniem i zasadami właściwymi dla danego organu. Można również zawiadomić organ sprawujący nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem skarg.
Czy skarga może doprowadzić do ukarania urzędnika?
Może ujawnić podstawy odpowiedzialności porządkowej, dyscyplinarnej lub innej przewidzianej prawem, ale skarżący nie rozstrzyga o karze. Organ bada zarzuty, ustala odpowiedzialność i decyduje o działaniach służbowych w granicach swoich kompetencji.
Więcej przydatnych informacji znajdą Państwo na naszej stronie. Polecamy także przeczytać: Co to jest inflacja? Mechanizm wzrostu cen, wpływ na oszczędności i sposoby ochrony budżetu rodziny
